Base 2.0 thử giải bài toán khó nhất của AI doanh nghiệp

Base 2.0 đặt lại vai trò của AI trong doanh nghiệp

Phần lớn trải nghiệm AI hiện nay bắt đầu từ một ô chat. Người dùng hỏi, hệ thống trả lời. Cách dùng này rất hữu ích cho cá nhân nhưng chỉ chạm vào bề mặt của vận hành doanh nghiệp. Một tổ chức không chạy bằng câu trả lời. Nó chạy bằng hàng nghìn hành động có người chịu trách nhiệm, có dữ liệu đầu vào và có kết quả cần bàn giao.

Base 2.0 được Base.vn giới thiệu theo một hướng khác. Thay vì xem AI là lớp tính năng gắn thêm vào từng phần mềm, hệ thống đặt AI vào cấu trúc công việc chung với con người. Tài liệu sự kiện gọi các tác nhân này là AI Agent. Có thể hiểu đây là những tác nhân AI được giao nhiệm vụ, quyền truy cập và phạm vi hành động cụ thể.

Khác biệt nằm ở động từ làm. Một công cụ AI có thể tóm tắt đơn hàng. Một AI Agent được nối đúng quy trình có thể đọc thông tin, kiểm tra điều kiện, tạo nhiệm vụ, chuyển dữ liệu và nhắc người chịu trách nhiệm xử lý bước tiếp theo.

Đây là góc nhìn đáng chú ý của Base 2.0. AI không còn đứng ngoài quy trình để tư vấn. Nó được thiết kế để bước vào quy trình nhưng phải đi cùng giới hạn và trách nhiệm.

“Doanh nghiệp có thể mua thêm token hay các mô hình AI mới nhất, nhưng ngữ cảnh kinh doanh thì phải tự xây dựng”— ông Phạm Kim Hùng, Nhà sáng lập, Chủ tịch, Tổng Giám đốc Base.vn.

AI chỉ hiểu việc khi doanh nghiệp hiểu chính mình

Ngữ cảnh kinh doanh là phần khó mua nhất vì nó được tạo ra từ chính lịch sử vận hành. Một doanh nghiệp có cách duyệt chi phí riêng, tiêu chuẩn khách hàng riêng, cấu trúc dữ liệu riêng và hàng loạt quy ước mà người trong tổ chức hiểu nhưng phần mềm bên ngoài không tự biết.

Theo Base.vn, thế hệ phần mềm cũ thường để những lớp thông tin đó phân tán giữa nhiều ứng dụng. Kết quả là AI có thể đọc tài liệu nhưng thiếu bối cảnh để hành động chính xác. Base 2.0 vì vậy tổ chức công việc theo dịch vụ nghiệp vụ. Mỗi dịch vụ được mô tả bằng mục tiêu, đầu vào, đầu ra và luồng xử lý.

Điều này tạo ra một nghịch lý thú vị. Muốn dùng AI sâu hơn, doanh nghiệp trước tiên phải làm phần việc rất truyền thống là chuẩn hóa chính mình. Cần xác định dữ liệu nào là đúng, ai có quyền gì, bước nào bắt buộc, đầu ra nào được chấp nhận và tình huống nào phải chuyển lại cho con người.

Nếu nền móng đó chưa có, AI không giải quyết được vấn đề cốt lõi. Nó chỉ tự động hóa một hệ thống vốn đã thiếu rõ ràng. Ngược lại, khi doanh nghiệp mô tả được công việc bằng các quy tắc đơn giản và có thể kiểm tra, AI mới có khả năng trở thành một phần của vận hành.

Phần People OS tại sự kiện minh họa khá rõ. Base.vn mô tả hệ thống gồm 2 ứng dụng và 6 dịch vụ chuyên sâu để xử lý các bài toán về ca làm, chấm công và tính lương. AI hỗ trợ trả lời câu hỏi, gợi ý phân ca và phát hiện sai lệch trong bảng lương. Điểm quan trọng là quyết định cuối cùng vẫn thuộc về người phụ trách.

Dịch vụ nghiệp vụ có thể là điểm nối giữa người và AI

Tư duy dịch vụ nghiệp vụ giúp chia một hệ thống lớn thành những phần nhỏ dễ kiểm soát. Trong bán hàng, một dịch vụ có thể phụ trách khách hàng tiềm năng. Dịch vụ khác phụ trách báo giá, đơn hàng hay chăm sóc sau bán. AI được gán vào từng phần thay vì được mở quyền trên toàn bộ hệ thống.

Tài liệu Sales and Marketing OS đưa ra hai tình huống để mô tả. Một tình huống bán hàng ngắn có giá trị 4,9 triệu đồng và hoàn tất trong 17 giờ. Một tình huống B2B có giá trị 1,9 tỷ đồng và kéo dài 84 ngày. Mục đích của các ví dụ là cho thấy cùng một hệ thống phải xử lý hai loại vấn đề khác nhau. Bán nhanh cần tốc độ. Bán dài cần giữ bối cảnh để không quên việc.

Ở phần Work OS, Base.vn mô tả các tác vụ từ dự án, quy trình, văn bản và cuộc họp được gom về một hộp thư công việc. AI có thể đọc yêu cầu, tạo danh sách việc, phát hiện điểm nóng và gợi ý điều chuyển. Ví dụ được nêu là trường hợp nhân sự quá tải 10 ngày liên tiếp với mức làm việc trung bình 10 giờ mỗi ngày.

Những tình huống này cho thấy giá trị của AI không nhất thiết nằm ở một mô hình thông minh nhất. Giá trị có thể đến từ việc đúng dữ liệu xuất hiện đúng lúc, đúng người hoặc đúng AI được giao việc, và đầu ra được chuyển sang bước kế tiếp mà không mất bối cảnh.

Đó là lý do cách tiếp cận theo dịch vụ nghiệp vụ đáng theo dõi. Nó biến câu chuyện AI từ một màn trình diễn trả lời hay thành một bài toán thiết kế vận hành.

Bài kiểm tra thật sự nằm ở quản trị và trách nhiệm

Base.vn dùng tên The Business Operating System cho định vị mới. Có thể hiểu đây là tham vọng tạo một lớp vận hành chung cho con người, dữ liệu và AI. Tuy nhiên, càng đi sâu vào vận hành, yêu cầu về quản trị càng cao.

Một AI Agent có thể hữu ích khi được phép đọc dữ liệu và tạo hành động. Nhưng chính quyền hạn đó khiến doanh nghiệp phải quan tâm tới nhật ký thao tác, phân quyền, bảo mật, khả năng sửa sai và cơ chế buộc AI dừng lại khi thiếu thông tin. AI càng được trao nhiều việc, doanh nghiệp càng cần biết rõ ai chịu trách nhiệm cuối cùng.

Nếu trả lời được ba câu hỏi đó bằng dữ liệu vận hành thực tế, AI mới thoát khỏi vai trò công cụ trình diễn. Nó có thể trở thành một lớp năng lực mới của tổ chức. Và khi đó, điều quan trọng nhất không phải AI thay người đến đâu, mà là con người thiết kế được một hệ thống làm việc cùng AI tốt đến mức nào.